MailStore Server - Der Standard für E-Mail-Archiviereung  

E-Mails effizient nutzen und langfristig sichern

Die führende Software-Lösung zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung für kleine und mittelständische Unternehmen.

• DSGVO und IDW PS 880 zertifiziert
• Funktioniert mit Microsoft 365 & Google Workspace
• Über 100.000 Kunden weltweit

Ihre Vorteile mit MailStore Server
Mit MailStore Server können Unternehmen alle Vorteile moderner E-Mail-Archivierung einfach und sicher für sich nutzbar machen. Dazu legt MailStore Server perfekte Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher. Anwender können weiterhin, beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook, auf ihre E-Mails zugreifen und diese schnell durchsuchen.

Rechtliche Sicherheit
MailStore Server ermöglicht eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung und kann dabei helfen die DSGVO einzuhalten.
Schutz vor Datenverlusten
Mit der Journalarchivierung wird die Vollständigkeit des Archivs sichergestellt. Auch PST-Dateien können zentral archiviert und geschützt werden.
Speicherbedarf reduzieren
Durch regelbasiertes Löschen vom E-Mail-Server nach der Archivierung, De-Duplizierung und Komprimierung sparen Sie Speicherplatz ein.
Backup & Restore vereinfachen
Reduziertes Datenvolumen auf dem E-Mail-Server und One-Click-Restore für Anwender verkürzen Backup- und Restore-Zeiten.
Produktivität steigern
Anwender profitieren von der schnellen Volltextsuche, der intuitiven Bedienbarkeit und der Abschaffung von Postfachbegrenzungen.
Unabhängigkeit
Eine vom E-Mail-Dienst unabhängige Archivierung bildet eine zusätzliche Sicherungsmaßnahme Ihrer E-Mail-Daten.
E-Mail ist nicht nur eines der wichtigsten Kommunikationsmedien, sondern vielmehr auch eine der  umfassendsten und wertvollsten Informationsressourcen in Unternehmen. Die per E-Mail übertragenen  Daten werden in der Regel nicht noch an anderer Stelle gespeichert, sondern verbleiben in den Postfächern  der Mitarbeiter. Auf diese Weise entstehen Wissenssammlungen, die viele Jahre umfassen und täglich weiter  anwachsen. Dieses Wissen langfristig zu bewahren und für alle Mitarbeiter effizient nutzbar zu machen, trägt entscheidend zum Erfolg eines Unternehmens bei.
Die grundlegende Herausforderung
Unternehmen verfügen in der Regel über ausgezeichnet funktionierende E-Mail-Server oder Groupware- Lösungen zur E-Mail-Kommunikation. Diese Systeme wurden jedoch nie zur langjährigen Aufbewahrung und  Bereitstellung grosser Datenmengen konzipiert, woraus in der Praxis verschiedene technische, rechtliche und wirtschaftliche Probleme resultieren.
Wie funktioniert E-Mail-Archivierung?
Ein E-Mail-Archiv ist als eine Ergänzung zum bereits vorhandenen E-Mail-System zu betrachten, was selbst- verständlich unverändert weitergenutzt wird. Der Administrator kann u.a. bestimmen, welche E-Mails zu  welchen Zeitpunkten in das Archiv übertragen werden und ob die E-Mails nach der Archivierung aus den
Postfächern des regulären E-Mail-Systems gelöscht werden sollen. Mit der Hilfe von Aufbewahrungsrichtlinien  kann er sogar festlegen unter welchen Voraussetzungen E-Mails aus dem Archiv automatisch gelöscht  werden sollen. Das Archiv kann auch sehr grosse Datenmengen effizient verwalten und allen Anwendern im Unternehmen einen schnellen und bequemen Zugriff auf die archivierten E-Mails ermöglichen.

MailStore Server erfüllt die GoBD
Das Bundesfinanzministerium hat bereits am 14.11.2014 das Schreiben zu den „Grundsätzen zur ordnungsmässigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht. Schon bei der Zertifizierung von MailStore Server 9 wurde der Entwurf der GoBD vom April 2014 beachtet. Die in der endgültigen Fassung der GoBD vorgenommenen Änderungen gegenüber dem Entwurf vom April 2014 sind im Wesentlichen redaktioneller oder formaler Art. Weitere Details zu den GoBD finden Sie im

Vorteile der E-Mail-Archivierung
Rechtliche Sicherheit -Rechtliche Anforderungen  erfüllen
Grundsätzlich müssen E-Mails genau wie Geschäftsbriefe über Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar  archiviert werden. Neben den Aufbewahrungsvorschriften des Schweizerischen Handelsrechts kann es jedoch noch weitere branchenspezifische Regeln geben, welche die Archivierung von E-Mails notwendig machen können. Zudem können auch geschäftspolitische Überlegungen dazu führen, dass ohne gesetzliche Verpflichtungen E-Mails archiviert werden.
Solche Gründe können sehr vielfältig sein, wie zum Beispiel

• die Überprüfung der Corporate Compliance,
• die Unterstützung von Geschäftsprozessen,
• die Nachvollziehbarkeit von Verhandlungen,
• die Absicherung von Absprachen,
• die Sicherstellung des unternehmensweiten Informationskapitals.

Hilfe bei E-Discovery- Szenarien - Schutz vor Datenverlusten
Über die rechtlichen Anforderungen hinaus erleichtert die Archivierung  die Nutzung von E-Mails im Rahmen von Gerichtsprozessen als Beweis. Darüber hinaus kann E-Mail-Archivierung bei E-Discovery-Szenarien helfen, etwa indem mit der Archiv-Suche der gesamte E-Mail-Bestand eines Unternehmens in einem Schritt durchsucht werden kann. MailStore Server  bietet zudem einen speziellen Auditor-Zugriff für externe Prüfer.
Unabhängigkeit von PST- Dateien- Storage Anforderungen reduzieren
Wenn Sie eine Journal-Archivierung (d.h. die Archivierung aller E-Mails  sofort bei Ein- und Ausgang, also noch vor der Zustellung an die Anwender) laut Konfigurationsanleitung aufsetzen, können Sie die Vollständigkeit aller  E-Mails im Unternehmen im Archiv sicherstellen. Zusätzlich können alle bereits bestehenden E-Mails in einem Schritt archiviert werden. PST-Dateien stellen für die IT aus verschiedenen Gründen ein Risiko bzw. eine technische Herausforderung dar. Mit MailStore Server können alle PST-Dateien im Unternehmen archiviert und zentral gesichert werden. E-Mails können nach der Archivierung regelbasiert vom E-Mail-Server gelöscht werden und stehen dabei den Anwendern weiterhin über das Archiv zur Verfügung. Speicherplatz einsparen duch De-Dupliziereung und Komprimierung belegen die Daten im Archiv bis zu 70 Prozent weniger Speicherplatz als zuvor auf dem E-Mail-Server. Durch die Reduzierung des Datenvolumens auf dem E-Mail-Server können  Backup- und Restore-Zeiten deutlich verkürzt werden.Anwender können E-Mails selbstständig mit nur einem Mausklick ausdem Archiv wiederherstellen, wodurch die IT-Abteilung im Alltag deutlich  entlastet wird.
Das Datenvolumen auf dem E-Mail-Server wird durch die Archivierung  bereits konstant niedrig gehalten. Postfachbegrenzungen werden so überflüssig.
Der kritische Aspekt beim Backup von E-Mail-Servern ist die Zeit, die für  die Wiederherstellung der Daten im Schadensfall benötigt wird. In dieser  Ausfallzeit stehen den Mitarbeitern geschäftskritische Informationen nicht zur Verfügung. Bei einem Ausfall des E-Mail-Servers oder bei  Datenverlusten bleiben die E-Mails für alle Anwender im Unternehmen
über das E-Mail-Archiv zugreifbar. Dies hilft dabei Geschäftsaktivitäten ohne Unterbrechung fortführen zu können.
In vielen Unternehmen werden E-Mails nicht lokal unter eigener Kontrolle, sondern auf externen Servern im Internet gespeichert. Dies setzt Vertrauen  in die zukünftige Verfügbarkeit des Betreibers und dessen technischen Sicherungsmechanismen voraus. Die lokale Archivierung dieser Daten bildet eine einfache zusätzliche Sicherungsmassnahme.
Alle E-Mails können zu jeder Zeit und in Standardformaten aus dem  Archiv heraus wiederhergestellt werden. Dies garantiert langfristige Unabhängigkeit, auch von MailStore selbst.

Wir möchten Sie heute darüber informieren, dass der Hersteller am 08.01.2025 die neue Version 25.1 der Software veröffentlichen wird. Version 25.1 ist nicht abwärtskompatibel und es sind vor dem Update zwingend Vorbereitungsarbeiten notwendig. Was bedeutet das für Sie? Stellen Sie anhand des Hilfsartikels von MailStore sicher, dass Sie alle Voraussetzungen für das Update erfüllen.
Um Version 25.1 nutzen zu können, müssen Sie vorher zwingend ein Update auf Version 24.4 durchführen und Ihre Datenbank auf Firebird 4 aktualisieren. Sowohl die Master-Datenbank als auch die internen Archivspeicher für E-Mail-Daten benötigen ein Update auf Firebird 4. Nur so kann ein Wechsel auf MailStore Version 25.1 problemlos erfolgen. Sollten Sie Ihre Datenbanken nicht aktualisieren und Version 25.1 installieren, können darin keine Datenbanken mehr geladen werden. Dadurch kann das E-Mail-Archiv nicht geöffnet und genutzt werden.
MailStore Version 24.4 finden Sie in unserem Partnerportal unter „Downloads“ oder direkt auf der Webseite des Herstellers.