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 Weniger Daten, weniger Probleme


PC-Mitarbeiter in Schweizer Unternehmen verbringen rund 30 bis 60 Minuten ihrer täglichen Arbeitszeit mit der Suche nach Dateien. Verursacht wird dieser gleichermassen frustrierende und kostenintensive Umstand durch riesige Datenmengen, redundante Speicherung, obsolete Objekte und fehlende Strukturen. Enorme Optimierungen lassen sich in Szenarien dieser Art durch Data Retention-Lösungen realisieren.

 

Weniger Daten, weniger suchen

Sollen veraltete Daten aus dem produktiven Bereich des Fileservers verschwinden, können nur die Data Owner in den Fachabteilungen klare Aussagen über die Relevanz und weitere Verwendung von Dateien treffen.

migRaven.24/7 bindet daher die Fachabteilungen in die Steuerung der Archivierung ein und gibt den Data Ownern zugleich eine einfache Möglichkeit, mit wenig Aufwand viele Daten aus dem Blickfeld zu entfernen, die bisher die Suche nach der richtigen Datei erschweren. Ganz ohne Trennungsschmerz, denn alle entfernten Dateien können mit wenigen Mausklicks wieder zurückgeholt werden.

 

Lösungen für die IT Abteilung

 Für die IT Abteilung bedeuten Daten Arbeit und mehr Daten mehr Arbeit. Das fängt bei der Verwaltung des Speicherplatzes an, gilt für für steigende Backup-Zeiten und hört beim erhöhten Aufwand für die Berechtigungsverwaltung nicht auf.

Wer sich als Administrator oder Datenverantwortlicher (Data Owner) auf dem Fileserver Durchblick oder nur einen Überblick über Daten und Berechtigungen verschaffen möchte, wird mit den vom Betriebssystem bereit gestellten Bordmitteln nicht weiterkommen. Doch Transparenz ist absolut notwendig, um Datenstrukturen zu verstehen und im Endeffekt zu verschlanken und neu zu ordnen.

 

Lösungen für Unternehmen

Nicht nur die DSGVO verlangt, dass Unternehmen wissen, wo die wichtigen und sensiblen Daten eigentlich liegen. Unstrukturierte Daten haben eines gemeinsam: Sie verteilen sich mehr oder weniger unkontrolliert über das Filesystem, lagern sich in tief verschachtelten Verzeichnissen ab und verursachen in vielfacher Hinsicht Kosten.

Verschiedene Untersuchungen haben beispielsweise gezeigt, dass Mitarbeiter beim Suchen nach der richtigen Datei bis zu einer Stunde ihrer Arbeitszeit aufwenden. Selbst wenn sich das nicht komplett vermeiden lässt, kann doch ein erhebliches Einsparpotential realisiert werden.

 

Funktionen von migRaven.24/7

migRaven.24/7 adressiert die Mitarbeiter und deren Anforderungen bei der täglichen Arbeit mit dem Fileserver. Die Nutzer erhalten mit Hilfe geeigneter Analysetools einen Überblick über Ihre Daten und Dateistrukturen, können alte Dateien separieren lassen und sind dazu in der Lage, abteilungsübergreifenden Datenaustausch mit Austausch- und Teamordnern zu betreiben. Stets inklusive sind passende Zugriffsrechte sowie eine massive Entlastung der IT.

Data Retention - Automatisiertes Aussortieren veralteter Daten für effizientes Arbeiten im Filesystem.

Durch Data Retention Policies verschwinden alte und obsolete Daten kontinuierlich und automatisiert aus dem Produktivbereich, um die Vorteile eines aufgeräumten Filesystems dauerhaft zu bewahren. Damit ist es ein wichtiger Bestandteil der Bestrebungen von aikux.com, die Arbeit mit Daten, Verzeichnissen und Nutzerrechten langfristig zu verbessern.

Folder Self Service - Sichere Austauschverzeichnisse selbst erstellen und verwalten

Austausch- und Projektordner verwaltet durch den User, nicht die IT

Mit der Funktion Folder Self Service können User selbstständig template-basierte Austauschverzeichnisse für ihre Teams oder Projekte erstellen. Der User wählt nur Ort und Name des Ordners, die beteiligten Personen und optional ein Ablaufdatum. migRaven.24/7 erstellt den Ordner mit korrekten Zugriffsrechten und entfernt ihn automatisch, wenn dies gewünscht ist.

Analysetools - Visualisierung der Datenstruktur

Am Anfang jeder Optimierung steht die Analyse des Ist-Zustandes

Mit migRaven.24/7 erhalten Administratoren und Nutzer aus dem Fachbereich Transparenz über die vorhandene Datenstruktur. Auf der Home-Seite des Webinterfaces werden Detailinformationen zu den Daten wie die zugriffsberechtigten User, die Altersverteilung der Daten sowie Dateitypen und Dateibesitzer (Data Owner) übersichtlich dargestellt. So können innerhalb des Filesystems die Problembereiche gefunden werden, die mit Data Retention verschoben werden können.

Obsolete Data Report - Wichtige Daten finden, alles andere aussortieren

Mithilfe des Obsolete Data Reports können Sie zielgerichtet Massnahmen gegen Datenberge ergreifen und so die Effizienz aller Nutzer im Umgang mit dem Filesystem steigern.

Veraltete Daten machen in großen Unternehmen durchschnittlich 80% des gesamten Datenvolumens aus. Sie wurden jahrelang nicht genutzt und liegen in vergessenen oder redundanten Ordnern. 20.000 bis 50.000 Dateien pro Mitarbeiter sind Realität, manuelles Aussortieren hingegen unmöglich. Der Obsolete Data Report analysiert Ihre Datenstrukturen hinsichtlich des Alters von Daten und Verzeichnissen, um anhand aussagekräftiger Indikatoren den Handlungsbedarf zu benennen.