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Vorteile der E-Mail-Archivierung

 

Rechtliche Sicherheit -Rechtliche Anforderungen  erfüllen

 

Grundsätzlich müssen E-Mails genau wie Geschäftsbriefe über Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar  archiviert werden. Neben den Aufbewahrungsvorschriften des Schweizerischen Handelsrechts kann es jedoch noch weitere branchenspezifische Regeln geben, welche die Archivierung von E-Mails notwendig machen können. Zudem können auch geschäftspolitische Überlegungen dazu führen, dass ohne gesetzliche Verpflichtungen E-Mails archiviert werden.

 

Solche Gründe können sehr vielfältig sein, wie zum Beispiel

  • die Überprüfung der Corporate Compliance,
  • die Unterstützung von Geschäftsprozessen,
  • die Nachvollziehbarkeit von Verhandlungen,
  • die Absicherung von Absprachen,
  • die Sicherstellung des unternehmensweiten Informationskapitals.

 

Hilfe bei E-Discovery- Szenarien - Schutz vor Datenverlusten

 

Über die rechtlichen Anforderungen hinaus erleichtert die Archivierung  die Nutzung von E-Mails im Rahmen von Gerichtsprozessen als Beweis. Darüber hinaus kann E-Mail-Archivierung bei E-Discovery-Szenarien helfen, etwa indem mit der Archiv-Suche der gesamte E-Mail-Bestand eines Unternehmens in einem Schritt durchsucht werden kann. MailStore Server  bietet zudem einen speziellen Auditor-Zugriff für externe Prüfer.

 

Unabhängigkeit von PST- Dateien- Storage Anforderungen reduzieren

 

Wenn Sie eine Journal-Archivierung (d.h. die Archivierung aller E-Mails  sofort bei Ein- und Ausgang, also noch vor der Zustellung an die Anwender) laut Konfigurationsanleitung aufsetzen, können Sie die Vollständigkeit aller  E-Mails im Unternehmen im Archiv sicherstellen. Zusätzlich können alle bereits bestehenden E-Mails in einem Schritt archiviert werden. PST-Dateien stellen für die IT aus verschiedenen Gründen ein Risiko bzw. eine technische Herausforderung dar. Mit MailStore Server können alle PST-Dateien im Unternehmen archiviert und zentral gesichert werden. E-Mails können nach der Archivierung regelbasiert vom E-Mail-Server gelöscht werden und stehen dabei den Anwendern weiterhin über das Archiv zur Verfügung.Speicherplkatz einsparen duch De-Dupliziereung und Komprimierung belegen die Daten im Archiv bis zu 70 Prozent weniger Speicherplatz als zuvor auf dem E-Mail-Server. Durch die Reduzierung des Datenvolumens auf dem E-Mail-Server können  Backup- und Restore-Zeiten deutlich verkürzt werden.Anwender können E-Mails selbstständig mit nur einem Mausklick ausdem Archiv wiederherstellen, wodurch die IT-Abteilung im Alltag deutlich  entlastet wird.

Das Datenvolumen auf dem E-Mail-Server wird durch die Archivierung  bereits konstant niedrig gehalten. Postfachbegrenzungen werden so überflüssig.

Der kritische Aspekt beim Backup von E-Mail-Servern ist die Zeit, die für  die Wiederherstellung der Daten im Schadensfall benötigt wird. In dieser  Ausfallzeit stehen den Mitarbeitern geschäftskritische Informationen nicht zur Verfügung. Bei einem Ausfall des E-Mail-Servers oder bei  Datenverlusten bleiben die E-Mails für alle Anwender im Unternehmen 
über das E-Mail-Archiv zugreifbar. Dies hilft dabei Geschäftsaktivitäten ohne Unterbrechung fortführen zu können.

In vielen Unternehmen werden E-Mails nicht lokal unter eigener Kontrolle, sondern auf externen Servern im Internet gespeichert. Dies setzt Vertrauen  in die zukünftige Verfügbarkeit des Betreibers und dessen technischen Sicherungsmechanismen voraus. Die lokale Archivierung dieser Daten bildet eine einfache zusätzliche Sicherungsmassnahme.

Alle E-Mails können zu jeder Zeit und in Standardformaten aus dem  Archiv heraus wiederhergestellt werden. Dies garantiert langfristige Unabhängigkeit, auch von MailStore selbst.